Badanie trzeźwości a obowiązki wynikające z RODO

Właśnie wchodzi w życie nowelizacja Kodeksu Pracy (dalej „KP”), umożliwiająca pracodawcą poddanie pracowników oraz osób wykonujących pracę na ich rzecz kontroli trzeźwości. Wbrew pozorom wdrożenie takiej możliwości rodzi po stronie pracodawcy sporo wyzwań w obszarze ochrony danych osobowych. Poniżej przyjrzymy się najważniejszym z nich.

Ogólna przesłanka

Zgodnie z art. 221c § 1 KP, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników. Pracodawca ma zatem prawo (nie obowiązek) wprowadzenia kontroli trzeźwości. Innymi słowy kontrola trzeźwości może być wprowadzona, jeżeli jest to niezbędne dla zapewniania ochrony życia i zdrowia pracowników lub/oraz dla zapewnienia ochrony mienia. W praktyce, choć przepis KP nie mówi o tym wprost, pracodawca będzie mógł poddać kontroli trzeźwości także inne niż pracownicy osoby. Możliwość taka dotyczyć będzie nie tylko osób wykonujących pracę „na rzecz pracodawcy”, tj. nie tylko osób współpracujących z pracodawcą na podstawie umowy cywilnoprawnej, ale także np. pracowników tymczasowych, a nawet pracowników innych pracodawców, jeśli będą oni wykonywać pracę na terenie danego pracodawcy – np. na podstawie art. 208 § 1 KP. Zgodnie z w/w przepisem, jeżeli w tym samym miejscu jednocześnie wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, pracodawcy ci mają obowiązek:

współpracować ze sobą,
wyznaczyć koordynatora sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w tym samym miejscu,
ustalić zasady współdziałania, uwzględniające sposoby postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeń dla zdrowia lub życia pracowników,
informować siebie nawzajem oraz pracowników lub ich przedstawicieli o działaniach w zakresie zapobiegania zagrożeniom zawodowym występującym podczas wykonywanych prac.

Pamiętajmy przy tym, iż zgodnie z art. 304 § 1 KP pracodawca powinien zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy nie tylko swoim pracownikom, ale także osobom fizycznym wykonującym pracę na podstawie innej niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, jak również osobom prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę.

W takich przypadkach pracodawca będzie mógł przeprowadzić wewnętrzne badanie trzeźwości, które będzie odbywało się z wykorzystaniem metod nielaboratoryjnych, przy pomocy urządzenia typu alkomat, odpowiednio skalibrowanych oraz posiadających stosowne certyfikaty.

Pracodawca będzie zobowiązany do określenia z jakiego rodzaju urządzenia będzie korzystał, czy będzie codziennie przeprowadzał kontrolę wszystkich pracowników, czy jedynie ich części (np. rotacyjnie), a także czasu przeprowadzania kontroli (czy będzie jej dokonywał jedynie przed rozpoczęciem przez pracowników wykonywania pracy w danym dniu, czy również w czasie pracy). W niektórych sytuacjach czy branżach pracodawca będzie miał możliwość objęcie badaniem trzeźwości całych „wydziałów”, w innych przypadkach konieczne może być wskazanie poszczególnych stanowisk lub „grup pracowników”, którzy będą podlegali badaniu trzeźwości lub badaniu na okoliczność obecności środków działających podobnie do alkoholu.

Zakres przetwarzanych danych osobowych

Informacje o obecności w organizmie pracownika alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, nawet mające charakter ogólny, stanowią dane osobowe dotyczące zdrowia w rozumieniu art. 4 pkt 15 RODO, zgodnie z którym dane osobowe o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej, w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej, to dane ujawniające informacje o stanie jej zdrowia. Zgodnie zaś z motywem 35 RODO do danych osobowych dotyczących zdrowia należy zaliczyć wszystkie dane o stanie zdrowia osoby, której dane dotyczą, ujawniające informacje o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznego lub psychicznego zdrowia osoby, której dane dotyczą. W związku z tym pracodawca, który będzie przetwarzał dane dotyczące zdrowia pracownika w postaci informacji o obecności w organizmie pracownika alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu, będzie przetwarzał dane szczególnych kategorii, wskazane w art. 9 ust. 1 RODO. To zaś wymaga spełnienia warunków określonych w art. 9 ust. 2 RODO. Badanie polegało będzie na stwierdzeniu:

braku obecności alkoholu w organizmie pracownika, albo
braku obecności alkoholu wskazującej na stan po użyciu alkoholu, albo
stan nietrzeźwości.

Za równoznaczne ze stwierdzeniem braku obecności alkoholu w organizmie pracownika uznaje się przypadki, w których zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu. Dodatkowo, zgodnie z art. 221e § 1 KP, jeżeli byłoby to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu. W tym zakresie przepisy art. 221c § 2–12 będzie się stosowało odpowiednio.

W ramach badania pracodawca przetwarzać będzie informacje o:

dacie, godzinie i minucie badania oraz
wyniku badania wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości,

Zgodnie z art. 221d § 1 pracodawca nie dopuszcza pracownika do pracy, jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy albo obecność środków działających podobnie do alkoholu. Informację dotyczącą podstawy niedopuszczenia pracownika do pracy przekazuje się pracownikowi do wiadomości.

Badanie za pośrednictwem organu upoważnionego

Zgodnie z art. 221d § 3 KP na żądanie pracodawcy lub pracownika niedopuszczonego do pracy badanie stanu trzeźwości pracownika przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego, który przeprowadza badanie stanu trzeźwości pracownika przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego. Organ zleca przeprowadzenie badania krwi, jeżeli:

nie ma możliwości przeprowadzenia badania metodą zwykłą,
pracownik niedopuszczony do pracy odmawia poddania się badaniu metodą zwykłą,
pracownik niedopuszczony do pracy żąda przeprowadzenia badania krwi pomimo przeprowadzenia badania metodą zwykłą,
stan pracownika niedopuszczonego do pracy uniemożliwia przeprowadzenie badania metodą zwykłą,
nie ma możliwości wskazania stężenia alkoholu z powodu przekroczenia zakresu pomiarowego urządzenia wykorzystywanego do pomiaru.

Zgodnie z art. 221d § 10 organ przeprowadzający badanie przekazuje pracodawcy oraz pracownikowi niedopuszczonemu do pracy informację w formie pisemnej, obejmującą:

imię i nazwisko osoby badanej,
jej numer PESEL, a w przypadku jego braku – serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
datę, godzinę i minutę przeprowadzonego badania oraz
wynik badania.

W przypadku przeprowadzenia kilku pomiarów organ przeprowadzający badanie przekazuje informację o czasie przeprowadzenia pomiarów i wyniku każdego z nich.

Podstawa prawna przetwarzania oraz okresy retencji

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celu przeprowadzenia przez pracodawcę badania trzeźwości będzie niezbędność jego przeprowadzenia do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora w dziedzinie prawa pracy, tj. art. 9 ust. 2 lit. b) RODO oraz niezbędność przeprowadzenia badania ze względów związanych z ważnym interesem publicznym, tj. art. 9 ust. 2 lit. g) RODO. Będzie tak również w ramach przetwarzania danych przez pracodawcę w celu odebrania i przechowywania wyników badań przeprowadzonych przez organ upoważniony.

Informacje te będą przechowywane w aktach osobowych pracownika zasadniczo przez rok. Wydaje się, iż pracodawca nie powinien przetwarzać danych osobowych wskazujących negatywne wyniki kontroli. Zgodnie z art. 221c § 7 w przypadku zastosowania kary upomnienia, kary nagany lub kary pieniężnej, pracodawca przechowuje informacje, o których mowa w § 6, w aktach osobowych pracownika do czasu uznania kary za niebyłą na podstawie art. 113 KP, zgodnie z którym karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Informację o wyniku badania trzeźwości mogą stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa. W takim przypadku okres przetwarzania informacji o badaniu ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie powyższych okresów dane osobowe powinny być usunięte.

Inne obowiązki wynikające z przeprowadzenia badania trzeźwości dotyczące RODO

Konieczne będzie uwzględnienie procesów przetwarzania danych w związku z kontrolą trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu w RCP. Pamiętać należy również o wypełnieniu przez pracodawcę obowiązku informacyjnego przez pracodawcę wobec osób których dane są przetwarzane w ramach takiego badania, czyli wydanie im stosownej Klauzuli Informacyjnej. Zgodnie z art. 221b § 3 KP do przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy. Ponieważ w w ramach badania trzeźwości pracodawca będzie przetwarzał takie dane, będzie on zobowiązany do wydania osobom realizujących badanie lub mających dostęp do danych związanych z procesem kontroli trzeźwości upoważnień do ich przetwarzania.

Jeżeli w imieniu pracodawcy i na jego zlecenie badanie trzeźwości pracowników będzie realizował podmiot zewnętrzny, np. pracownicy zewnętrznej firmy ochroniarskiej, pracodawca będzie musiał podpisać z takim podmiotem umowę powierzenia. W umowie powinno się znaleźć zobowiązanie procesora do wydanie swoim pracownikom stosownych upoważnień do przetwarzania danych osobowych, najlepiej wzoru opracowanego przez samego pracodawcę.

Opracował

Arkadiusz Kraus

A2KP KANCELARIA Sp. z o.o.