Czy ujawnienie przez pracownika informacji dotyczących wysokości zarobków stanowi naruszenie ochrony danych osobowych?

Zgodnie z większością funkcjonujących regulacji wewnętrznych każdy pracownik lub osoba, przy pomocy której Administrator przetwarza dane osobowe zobowiązana jest zapewnić takim danym należytą ochronę. W szczególności osoba tak odpowiada za:

przestrzeganie zasad bezpiecznego przetwarzania danych osobowych wynikających z RODO, przepisów prawa i unormowań wewnętrznych, w wykonywanych zadaniach,
wykonywanie operacji na danych osobowych zgodnie z nadanymi uprawnieniami i zakresem upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

Regulacje wewnętrzne (np. Polityka Ochrony Danych Osobowych, Regulamin Pracy) bardzo często zawierają dodatkowo zapis, w myśl którego naruszenie (np. przez pracownika) takich postanowień stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

Niezależnie od tego administratorzy zobowiązują swoich pracowników do podpisania dodatkowo oświadczenia, w myśl którego pracownik zobowiązany jest przetwarzać dane osobowe w zakresie i w sposób wymagany do wypełnienia obowiązków służbowych względem Administratora dotyczących konkretnego stanowiska oraz do przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy o ochronie danych osobowych, wydanymi na jej podstawie aktami wykonawczymi, Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, a także zgodnie z obowiązującymi u danego administratora wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych. W ramach takiego oświadczenia znajduje się także informacja, zgodnie z którą naruszenie ww. obowiązków może skutkować poniesieniem odpowiedzialności karnej na podstawie przepisów określonych w Ustawie o ochronie danych osobowych oraz stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych, które może być podstawą rozwiązania umowy o pracę w trybie art. 52 § 1 pkt. 1 Kodeksu Pracy lub odpowiedzialności cywilnej (takie zobowiązanie jest często częścią upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydanego przez administratora pracownikowi). W tym kontekście należy pamiętać, iż zgodnie z definicją „naruszenia ochrony danych” (art. 4 pkt. 1 RODO) dane osobowe” oznaczają także (każdą) informację o zidentyfikowanej osobie fizycznej.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy stwierdzić, iż pracownik ujawniając innym pracownikom informacje dotyczące wysokości zarobków lub otrzymanych premii, dopuszcza się

ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych;
naruszenia ochrony danych osobowych poprzez ich ujawnienie innym osobom, niezgodnie z art. 4 pkt. 1 RODO oraz treścią wewnętrznych regulacji;
naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa w postaci upublicznienia informacji objętych taką tajemnicą.

Niezależnie od podjęcia przez pracodawcę w odniesieniu do pracownika dopuszczającego się ujawnienia informacji o wysokości premii stosownych konsekwencji prawnych, pracodawca jako administrator powinien ocenić, czy naruszenie ochrony danych osobowych nie powinno zostać zgłoszone do Prezesa UODO. Zgodnie z art. 33 RODO w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, administrator bez zbędnej zwłoki – w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia – zgłasza je organowi nadzorczemu (…), chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych. Naruszenie przez pracownika obowiązujących u pracodawcy zasad przetwarzania danych osobowych może być podstawą odpowiedzialności pracowniczej. Odpowiedzialność ta może przybrać postać odpowiedzialności porządkowej, wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia z winy pracownika. Zgodnie z art. 108 § 1 K.p., za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

karę upomnienia,
karę nagany.

Natomiast za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy - pracodawca może również stosować karę pieniężną. Katalog kar przewidziany w K.p. zawiera zatem tylko trzy kary. Jest to zamknięty katalog. Stosowanie natomiast przez pracodawcę innych kar byłoby naruszeniem prawa i stosownie do treści art. 281 § 1 pkt 4 K.p. byłoby zakwalifikowane jako wykroczenie przeciw prawom pracownika. Otóż pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30.000 zł. Należy przy tym pamiętać, iż możliwość nałożenia kary porządkowej została obwarowana bardzo krótkimi terminami przedawnienia tj. upływ 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i upływ 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Przepisy Kodeksu pracy nakładają na pracodawcę obowiązek wysłuchania pracownika, na co wskazuje norma art. 109 § 2 K.p. „kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika”. Przy czym, jeżeli z powodu nieobecności w zakładzie pracy pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu przewidzianego w § 1 nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy. Natomiast w przypadku, gdy pracownik został wysłuchany jeszcze w czasie, gdy był obecny w pracy to tym samym pracownik miał możliwość przedstawienia sytuacji ze swojej perspektywy
i podjęcia się swojej obrony, zatem można nałożyć na niego karę porządkową. Dlatego też usprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy, nie stanowi przeszkody do nałożenia kary porządkowej na pracownika, o ile został wysłuchany przed jej nałożeniem. Procedurę nałożenia kary porządkowej dzielimy na dwa etapy:

etap pierwszy zastosowanie kary, które następuje w chwili podpisania pisma o ukaraniu, ponieważ wtedy wewnętrzna wola przełożonego otrzymuje swój zewnętrzny, formalny wyraz;
tap drugi wystąpienie skutków, które z punktu widzenia pracownika materializuje się
z chwilą zawiadomienia go na piśmie o zastosowanej karze.

Zgodnie z dyspozycją art. 110 K.p o zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika. Pismo o ukaraniu na ogół wręcza się w miejscu pracy, a jedynie wyjątkowo (z uwagi na niebezpieczeństwo upływu terminów) – wysyła pocztą. Za niezgodne ze wskazanym, przepisem należy uznać przesłanie pisma drogą elektroniczną lub faksem. W tym trybie można jedynie uprzedzić pracownika o zamiarze ukarania lub potwierdzić wymierzenie kary, jednak samo zastosowanie sankcji wymaga tzw. zwykłej formy pisemnej [A. Sobczyk, Komentarz do art. 110 Kodeksu pracy, Legalis 2018]. Pismo o ukaraniu powinno zawierać datę i miejsce jego sporządzenia, wskazywać sankcję i przyczyny jej zastosowania przez opis zdarzenia z podaniem jego daty, a także podpis osoby uprawnionej do wymierzenia kary (może nią być pracodawca lub osoba wyznaczona zgodnie z art. 3¹ K.p.). Ponadto pismo musi zawierać informację o prawie wniesienia sprzeciwu. W przypadku stosowania kary porządkowej należy pamiętać o prawie pracownika do obrony. Oznacza to, że uzasadnienie zastosowanej kary powinno być jasne i zrozumiałe dla pracownika, a przyczyna wskazana konkretnie, a nie ogólnie (niewłaściwe jest np. podanie jako przyczyny ogólnej przesłanki naruszenia obowiązków pracowniczych)

Opracował

Arkadiusz Kraus

Mariusz Nowak

A2KP KANCELARIA Sp. z o.o.