: 07 stycznia 2025

Kiedy można ujawnić tożsamość sygnalisty?

Niedawne zamieszanie w sprawie ujawnienia przez ministra nauki Dariusza Wieczorka danych osobowych przewodniczącej związku zawodowego Uniwersytetu Szczecińskiego władzom uczelni jest dobrą przesłanką, aby wyjaśnić, w jakiej sytuacji możliwe jest ujawnienie danych osobowych sygnalisty tak, aby było to zgodne z prawem. W tym kontekście warto zwrócić uwagę na fakt, iż zgodnie z art. 25 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów (dalej „ustawa”) wdrażana przez pracodawcę procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązkowo musi określić m.in. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. Oznacza to, iż pracodawcy wdrażający regulacje dotyczące ochrony sygnalistów muszą rozstrzygnąć w ramach przyjętej regulacji kwestię akceptacji lub odrzucenia możliwości zgłaszania naruszeń w sposób anonimowy. Pracodawca może zatem ustanowić w ramach przyjętej przez siebie procedury obowiązek zgłaszania naruszeń z podaniem tożsamości sygnalisty. W tym zakresie podmioty wdrażające ustawę stosowały różne podejście, przy czym jako kancelaria rekomendowaliśmy wdrożenie przez współpracujące z nami podmioty w ramach przyjętych regulacji zapisów wykluczających możliwość dokonania zgłoszenia w sposób anonimowy. Zgodnie z zalecanymi przez nas zapisami, w przypadku dokonania zgłoszenia w formie anonimowej, pracodawca usunie takie zgłoszenie, a samo zgłoszenie w konsekwencji nie zostanie rozpoznane. W takiej sytuacji, zgłaszając naruszenie prawa w trybie ustawy, sygnalista musi ujawnić swoją tożsamość, co automatycznie pociąga za sobą konieczność ochrony tożsamości sygnalisty i jego danych osobowych przez pracodawcę, a raczej przez wskazany przez niego w przyjętej regulacji podmiot lub osobę. Oczywiście obowiązek ochrony tożsamości sygnalisty spoczywa także na pracodawcy w przypadku, gdy dopuszcza on zgłaszanie naruszeń w sposób anonimowy. Co prawda samo zgłoszenie ma charakter anonimowy, jednak należy zakładać, iż tożsamość sygnalisty może zostać ujawniona w ramach rozpatrywania przez wskazany w ramach przyjętej regulacji podmiot lub osobę (osoby) samego zgłoszenia. Ujawnienie takie może być dokonane bezpośrednio przez sygnalistę lub na podstawie informacji, którymi zespół rozpatrujący zgłoszenie będzie dysponował na podstawie prowadzonego przez siebie postępowania wyjaśniającego.

Przypomnijmy, iż zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty. Dodatkowo, zgodnie z art. 8 ust. 4 ustawy, pracodawca po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy. W tym kontekście trzeba postawić pytanie, czy bez wyraźnej zgody samego sygnalisty istnieje możliwość ujawnienia jego tożsamości zgodnie z prawem?

Co ciekawe minister Wieczorek przekonywał, iż osobie zgłaszającej nieprawidłowości dotyczące Uniwersytetu Szczecińskiego nie przysługuje status sygnalisty, tzn. że osobę zgłaszającą nieprawidłowości nie można uznać za sygnalistę, co niejako automatycznie wyłączałoby ochronę jej tożsamości. Faktycznie, zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy „dane osobowe sygnalisty”, a więc osoby, której taki status przysługuje, pozwalające na ustalenie jej tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą samego sygnalisty. Pamiętajmy, iż zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, przed nawiązaniem lub po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego będącego podstawą świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu. Szczegółową listę takich osób wskazuje art. 4 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy. Biorąc pod uwagę powyższe z całą pewnością rozpatrzeniu nie podlegają zgłoszenia o naruszeniu prawa, które będą zawierały informacje nieuzyskane w kontekście związanym z pracą. Dodatkowo rozpatrzeniu nie podlegają zgłoszenia zawierające informacje objęte:

Przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego;
Tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych;
Tajemnicą narady sędziowskiej;
Postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności;

W tym kontekście pamiętać także musimy o art. 8 ust. 5 ustawy, który co do zasady wyłącza obowiązek ciążący na pracodawcy (administratorze danych osobowych) przekazania osobie, której dane są przez niego przetwarzane, informacji dotyczących między innymi źródła pozyskania danych osobowych. Obowiązek taki wynika z art. 14 ust. 2 lit. f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”). Inaczej mówiąc, pracodawca przyjmujący zgłoszenie od sygnalisty o naruszeniu prawa przez konkretną osobę, nie ma prawa – zgodnie z art. 8 ust. 5 ustawy - ujawnić osobie, której dotyczy zgłoszenie, „źródła danych”, tzn. nie może wskazać takiej osobie, kto jest sygnalistą w jego sprawie. Takie wyłączenie będzie jednak uwarunkowane obowiązkiem spełnienia przez sygnalistę warunków zawartych w art. 6 ustawy, zgodnie z którym sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia (lub ujawnienia publicznego) oraz że stanowi informację o naruszeniu prawa. Z powyższego wynika, iż ustawodawca określił jedynie dwie sytuacje, w których dane osobowe sygnalisty mogą zostać ujawnione, tj. :

Sytuacja, w której dane sygnalisty zostają ujawnione za jego wyraźną zgodą, lub
Sytuacja, w której nie zostaje spełniony przez sygnalistę obowiązek wynikający z art. 6 ustawy, tj. sygnalista nie miał uzasadnionych podstaw by sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Oznacza to, iż ustawodawca wyklucza jakiekolwiek inne sytuacje, w których dane dotyczące sygnalisty zostają ujawnione, w tym kierownictwu pracodawcy. Ujawnienie takie nie jest możliwe także w ramach przygotowanego przez Zespół Przyjmujący Zgłoszenie "raportu końcowego”. Zespół Przyjmujący Zgłoszenie w ramach "raportu końcowego” może ujawnić dane sygnalisty wyłącznie za wyraźną zgodą sygnalisty lub gdy nie zostały spełnione przez sygnalistę warunki wskazane w art. 6 ustawy. Czy z powyższego wynika, iż tożsamość osoby zgłaszającej naruszenie, które będzie zawierało informacje nieuzyskane w kontekście związanym z pracą lub pochodzące od osoby, która nie jest wskazana w art. 4 ust. 1 oraz 2 ustawy powyżej, można ujawnić, wskazując, iż nie są spełnione warunki kwalifikujące taką osobę „jako sygnalistę”? Ustawa nie daje w tym zakresie jasnej odpowiedzi. Literalnie rzecz biorąc ochrona prawna tożsamości dotyczy wyłącznie osoby, które spełnia warunki uznania jej za sygnalistę wskazane w ustawie, tj. w art. 4 oraz w art. 6 ustawy, a co za tym idzie, dane osoby nie będącej sygnalistą mogłyby zostać ujawnione.

Nie zgadzając się z takim kierunkiem myślenia, rekomendujemy inne podejście, tj. przyjęcie, iż:

Pracodawca może ujawnić tożsamość sygnalisty za jego wyraźną zgodą lub w sytuacji, w której nie zostaje spełniony przez sygnalistę obowiązek wynikający z art. 6 ustawy;
W przypadku gdy osoba składająca zawiadomienie o naruszeniu nie spełnia warunków zakwalifikowania jej jako „sygnalistę”, przekazana przez taką osobę informacja (zawiadomienie o naruszeniu) nie podlegają rozpatrzeniu, a wszystkie informacje wskazane w zgłoszeniu zostają usunięte przez podmiot lub osobę przyjmującą zgłoszenie. W takim przypadku osoba zgłaszająca powinna otrzymać informację zwrotną, potwierdzającą brak możliwości rozpatrzenia zgłoszenia z powodu nie spełnienia przez nią warunków kwalifikujących ją jako „sygnalistę”, wraz z podaniem, o jakie warunki chodzi w konkretnym przypadku.

Opracował
Arkadiusz Kraus
A2KP KANCELARIA Sp. z o.o.