Jednoczesne wykonywanie pracy w tym samym miejscu pracy przez pracowników różnych pracodawców w kontekście RODO

                 W jaki sposób pracodawca może kontrolować, czy pracownicy innych pracodawców wykonujący na jego terenie prace wymagające odpowiednich kwalifikacji, faktycznie je posiadają? Czy w takich sytuacjach dochodzi do przetwarzania pracodawcę „udostępniającego miejsce pracy” danych osobowych pracowników podmiotów zewnętrznych? Mamy tutaj do czynienia z dwoma różnymi, choć powiązanymi ze sobą zagadnieniami. Spróbujemy najpierw odpowiedzieć na pierwsze pytania, a następnie przeanalizujemy drugie zagadnienie.

 

Jednoczesne wykonywania pracy w tym samym miejscu pracy przez pracowników różnych pracodawców

Co do zasady powinniśmy przyjąć, iż to sam pracodawca, jako osoba odpowiedzialna za zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na terenie swojego zakładu, powinien upewnić się, czy pracownicy podmiotów zewnętrznych faktycznie posiadają wszystkie wymagane uprawnienia. Dopuszczenie osoby niekompetentnej do wykonywania prac wiążących się ze znacznym ryzykiem mogłoby narazić nie tylko osobę, która będzie je wykonywała, ale również własnych pracowników. W kontekście, który analizujemy, zwrócić należy uwagę na treść art. 208 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej „KP”), w myśl którego, jeżeli w tym samym miejscu jednocześnie wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, pracodawcy ci mają obowiązek:

1. Współpracować ze sobą,
2. Wyznaczyć koordynatora sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w tym samym miejscu,
3. Ustalić zasady współdziałania uwzględniające sposoby postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeń dla zdrowia lub życia pracowników,
4. Informować siebie nawzajem oraz pracowników lub ich przedstawicieli o działaniach w zakresie zapobiegania zagrożeniom zawodowym występującym podczas wykonywanych przez nich prac.

Tym samym miejscem pracy, w zależności od danego kontekstu, będzie teren całej budowy, wyodrębniona część budowy, czy też teren całego obiektu budowlanego, a niekiedy teren całego zamkniętego zakładu pracy lub nawet jednego pomieszczenia. Tym samym analizując, czy w danej sytuacji powstanie obowiązek realizacji powinności wynikających z art. 208 KP, należy mieć na względzie kontekst sytuacyjny, w tym w szczególności faktyczne potrzeby współpracy i koordynacji bezpiecznego wykonywania pracy na danym terenie, przemieszczania się po nim pracowników różnych pracodawców, czy realizacji innych czynności wynikających z procesu pracy. Powyższe obowiązki są o tyle istotne, że zgodnie z art. 304 § 1 KP pracodawca powinien zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy – o jakich mowa w art. 207 § 2 KP – nie tylko swoim pracownikom, ale także osobom fizycznym wykonującym pracę na podstawie innej niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, jak również osobom prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Niezależnie od tego dość szczegółowo obowiązki dotyczące BHP leżące po stronie pracodawcy wskazuje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Z Rozporządzenie jednoznacznie jako zobowiązanego w tym zakresie wskazuje „pracodawcę”. W sytuacji wykonywania prac na terenie jednego pracodawcy przez pracowników zatrudnionych u różnych pracodawców, najlepszym rozwiązaniem dotyczącym sposobu powoływania koordynatora, o którym mowa powyżej, jest wskazanie go spośród pracowników służby BHP zatrudnionego u tegoż pierwszego pracodawcy. Jest to naturalne i jak najbardziej uzasadnione. Ta osoba zna najlepiej środowisko pracy i istniejące w nim pierwotne zagrożenia. Osoba ta prawdopodobnie najlepiej wykona spoczywające na niej obowiązki nadzoru nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w tym samym miejscu. A co w przypadku, gdy takiego pracownika nie ma? Pamiętajmy, iż ustawodawca w sposób wyraźny wyróżnił dwie formy pełnienia funkcji w zakresie BHP. Pierwsza jest realizowana w formie służby BHP świadczonej przez pracownika danego pracodawcy, a druga poprzez powierzenie wykonywania zadań służby BHP. Te dwie formy realizacji obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy nie są tożsame. W przypadku pracodawcy zatrudniającego mniej niż 100 pracowników, może on powierzyć wykonywanie zadań służby BHP pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy. W razie braku kompetentnych pracowników, pracodawca może powierzyć wykonywanie zadań służby BHP specjalistom spoza zakładu pracy.

 

Niezależnie od tego pracodawca posiadający odpowiednie szkolenie może sam wykonywać zadania tej służby, jeżeli zatrudnia do 10 pracowników albo do 50 pracowników i jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Zaznaczyć należy, że w przypadku, o którym mowa powyżej zastosowanie znajdzie również art. 208 § 3 KP, zgodnie z którym pracodawca, na którego terenie wykonują prace pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, jest obowiązany dostarczać tym pracodawcom, w celu przekazania pracownikom, informacje, o których mowa w art. 2071 KP, to znaczy:

• Zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach, w tym o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników,
• Działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń, o których mowa w pkt. 1) powyżej,
• Pracownikach wyznaczonych do:
  a) udzielania pierwszej pomocy,
  b) wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników.
   

Powołany w trybie art. 208 § 1 KP koordynator powinien mieć prawo wydania poleceń, których celem jest poprawa warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad BHP a także występować do poszczególnych pracodawców z zaleceniem usunięcia stwierdzonych zagrożeń wypadków i uchybień w zakresie BHP. Do zadań koordynatora z pewnością nie będzie należało kierowanie pracownikami, a także organizowanie im pracy. Jednak wyznaczenie koordynatora nie może w swoich skutkach doprowadzić sytuacji, w której pracodawcy wyznaczający koordynatora zwolnią samych siebie z odpowiedzialności za stan warunków pracy własnych pracowników. Zgodnie z art. 208 § 2 KP wyznaczenie koordynatora sprawującego nadzór nad BHP nie zwalnia poszczególnych pracodawców z obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa pracy zatrudnionym przez nich osobom. Zatem w przypadku kontroli przez organy nadzoru nad warunkami pracy odpowiednie środki prawne będą kierowane do poszczególnych pracodawców. Wynika to wprost z treści art. 207 KP, zgodnie z którym to pracodawca odpowiada za stan BHP w miejscu pracy. W jaki sposób powierzyć obowiązki wynikające z pełnienia funkcji koordynatora? Swoje obowiązki koordynator może wykonywać na podstawie umowy o pracę, na podstawie zlecenia, ewentualnie na podstawie umowy o dzieło. Naturalną sytuacją będzie powierzenie obowiązków koordynatora pracownikowi tego pracodawcy, na terenie którego pracę wykonują pracownicy zatrudnieni przez innych pracodawców. Osoba pełniąca funkcję koordynatora powinna być określona z imienia i nazwiska w porozumieniu zawartym między poszczególnymi pracodawcami. Koordynator powinien uczestniczyć w naradach koordynacyjnych prowadzonych pomiędzy wykonawcami tak, aby na bieżąco być informowanym jakie prace będą wykonywane i na co zwrócić szczególną uwagę. Z uwagi na powyższe, nie ma możliwości prawidłowej koordynacji prac bez zaangażowania kierowników robót z poszczególnych firm. W ramach porozumienia pomiędzy pracodawcami, o którym mowa powyżej, pracodawca, na terenie którego wykonywane są prace, powinien zobowiązać swoich kontrahentów lub podmioty z nim współpracujące do wywiązania się ze wszystkich obowiązków wynikających z BHP, w tym w szczególności do zagwarantowania przez niego (jako pracodawcy takich pracowników), aby pracownicy tacy posiadali wszystkie wymagane uprawnienia związane z wykonywanymi na terenie innego pracodawcy konkretnymi zadaniami oraz posiadali wiedzę dotyczącą obsługi danego urządzenia.

 

Transfer danych osobowych pracowników pomiędzy różnymi pracodawcami

Niezależnie od powyższego porozumienie powinno także zawierać zapis dotyczący stosownych uprawnień koordynatora w zakresie możliwości zweryfikowania przez niego posiadanych (lub nie) przez pracowników podmiotów trzecich koniecznych uprawnień, w tym do przetwarzania w tym zakresie danych osobowych pracowników podmiotów trzecich. Należy tu podkreślić, iż przetwarzanie danych osobowych, o którym mowa powyżej, następuje w trybie udostępnienia danych osobowych pomiędzy dwoma niezależnymi administratorami danych osobowych, a nie w ramach powierzenia danych osobowych. Znaczy to, iż pracodawca, na terenie którego wykonywane są prace, nie będzie pełnił w zakresie przetwarzania danych osobowych pracowników podmiotów zewnętrznych funkcji „podmiotu przetwarzającego”, o którym mowa w art. 28 RODO. Dodatkowo, biorąc pod uwagę okoliczności wskazane powyżej, należy przyjąć, iż ewentualne przetwarzanie danych przez koordynatora w celu „zweryfikowania wymaganych uprawnień” odbywać się będzie w trybie art. 6 ust.1 lit. c ) RODO (w ramach obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w imieniu którego działa koordynator) w związku z art. 208 KP. W okolicznościach, o których mowa powyżej, pracodawca „udostępniający miejsce pracy” powinien mieć także możliwość skorzystania z uprawnień wynikających z art. 222, tj. zapewnienie bezpieczeństwa swoich pracowników lub ochrony swojego mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, czyli z monitoringu wizyjnego funkcjonującego na terenie zakładu. Dodatkowo wchodzić będzie w grę możliwość zweryfikowania tożsamości pracowników podmiotów trzecich wchodzących na teren pracodawcy „udostępniającego miejsce pracy”. Aby skutecznie móc zrealizować to uprawnienie, powinien on otrzymać od podmiotów zewnętrznych także w tym zakresie i w tym celu dane osobowe ich pracowników. Najlepiej, aby kwestia ta znalazła się także w porozumieniu zawartym pomiędzy pracodawcami, przy czym transfer takich danych będzie się odbywał w ramach ich udostępnienia, a prawną przesłanką ich przetwarzania przez pracodawcę „udostępniającego miejsce pracy” będzie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. prawnie uzasadniony interes administratora polegający na wskazanych powyżej uprawnieniach.

 

Konkludując, podkreślić należy następujące kluczowe zagadnienia w tym zakresie:

• Jeżeli w tym samym miejscu jednocześnie wykonują pracę pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, pracodawcy ci mają obowiązek m. in. wyznaczyć koordynatora sprawującego nadzór nad bezpieczeństwem i higieną pracy wszystkich pracowników zatrudnionych w tym samym miejscu oraz ustalić zasady współdziałania uwzględniające sposoby postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeń dla zdrowia lub życia pracowników;
• Pracodawca, na terenie którego wykonywana jest praca pracowników zatrudnionych przez różnych pracodawców, powinien zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy – o jakich mowa w m. in. w art. 207 § 2 KP – nie tylko swoim pracownikom, ale także osobom fizycznym wykonującym pracę na podstawie innej niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, jak również osobom prowadzącym działalność gospodarczą na własny rachunek w zakładzie pracy lub w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę;
• Najlepszym rozwiązaniem dotyczącym sposobu powoływania koordynatora, o którym mowa powyżej, jest wskazanie go spośród pracowników służby BHP zatrudnionego u tegoż pierwszego pracodawcy lub powierzenie przez takiego pracodawcę wykonywanie zadań służby BHP specjalistom spoza zakładu pracy;
• Pracodawca, na którego terenie wykonują prace pracownicy zatrudnieni przez różnych pracodawców, jest obowiązany dostarczać tym pracodawcom, w celu przekazania pracownikom, informacje, o których mowa w art. 207 KP, tj. między innymi o zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących na terenie pracodawcy, w tym o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników, działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia takich zagrożeń;
• Powołany w trybie art. 208 § 1 KP koordynator powinien mieć prawo wydania poleceń, których celem jest poprawa warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad BHP a także występować do poszczególnych pracodawców z zaleceniem usunięcia stwierdzonych zagrożeń wypadków i uchybień w zakresie;
• Osoba pełniąca funkcję koordynatora powinna być wskazana z imienia i nazwiska w porozumieniu zawartym między poszczególnymi pracodawcami;
• W ramach porozumienia pracodawca, na terenie którego wykonywane są prace, powinien zobowiązać swoich kontrahentów lub podmioty z nim współpracujące do wywiązania się ze wszystkich obowiązków wynikających z BHP, w tym w szczególności do, aby jego pracownicy posiadali wszystkie wymagane uprawnienia związane z wykonywanymi na terenie innego pracodawcy konkretnymi zadaniami oraz posiadali wiedzę dotyczącą obsługi danego urządzenia;
• Porozumienie powinno zawierać zapis dotyczący uprawnień koordynatora w zakresie weryfikowania przez niego posiadanych przez pracowników podmiotów trzecich koniecznych uprawnień, a co za tym idzie możliwość przetwarzania w tym zakresie danych osobowych pracowników podmiotów trzecich;
• Porozumienie powinno wskazywać możliwość objęcia pracowników podmiotów zewnętrznych stosowanymi przez pracodawcę „udostępniającego miejsce pracy” monitoringiem wizyjnym, przy czym pracodawca „udostępniający miejsce pracy” powinien w podpisanym porozumieniu zobowiązać podmiot zewnętrzny do przekazania swoim pracownikom Klauzuli Informacyjnej dotyczącej stosowanego przez pracodawcę „udostępniającego miejsce pracy” monitoringu wizyjnego (stosowna klauzula powinna być załącznikiem do porozumienia);
• Przyjęcie takich danych oraz ich dalsze przetwarzanie przez koordynatora następuje w trybie ich udostępnienia, przy czym prawną przesłanką przetwarzania jest art. 6 ust.1 lit. c ) RODO (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w związku z art. 208 KP).
   

Opracował

Arkadiusz Kraus

A2KP KANCELARIA Sp. z o.o.