Zasady przetwarzania danych członków rodziny pracownika w ramach ZFŚS

Zgodnie z ustawą o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, zarówno przyznawanie świadczeń, jak i ich wysokość uzależnione są od spełnienia przez osobę ubiegającą się o dane świadczenie określonych kryteriów socjalnych. Zgodnie natomiast z art. 8 ust. 1 ww. ustawy pracodawca ma obowiązek uzależnić udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Przy ustalaniu wysokości świadczenia znaczenie ma sytuacja życiowa i materialna wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Jeżeli zatem przyznawanie świadczeń jest uzależnione od kryterium socjalnego, oznacza to, że sytuacja pracownika lub innej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu wymaga każdorazowo jej określenia, czyli przetwarzania danych osobowych pracownika i członków jego rodziny. Jakie dane pracodawca będzie mógł przetwarzać w ramach takiego procesu? Ograniczeniem w tym zakresie będzie wynikająca z art. 5 ust. 1 pkt. 3) zasada minimalizacji ograniczająca zakres przetwarzanych danych osobowych do takich, które są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

 

Pobieranie oświadczeń od członków rodzin pracownika

Art. 8 ust. 1a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych mówi, że pracownik przekazuje pracodawcy dane dotyczące swojej sytuacji życiowej w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się, m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej). Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat jego sytuacji rodzinnej (w tym zdrowotnej) przedstawia pracownik. Nie wynika z nich natomiast obowiązek podpisywania przez członków rodzin pracowników dodatkowych oświadczeń. Jeśli jednak pracodawca uzna, iż na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów konieczny będzie dostęp do różnych dokumentów dotyczących np. dotyczących zdrowia pracownika lub członka jego rodziny, to osoba wnioskująca o świadczenie nie będzie mogła odmówić pracodawcy dostępu do takich informacji, jednak pracodawca nie będzie mógł żądać przekazania kopii takich dokumentów w celu ich przechowywania. Ograniczenie takie wynika właśnie z przywołanej powyżej zasady minimalizacji, bowiem przechowywanie kopii dokumentacji powodowałoby gromadzenie danych w dużo szerszym zakresie, niż jest to nam niezbędne do celu przetwarzania. Należy bowiem założyć, iż dane, które znajdują się w takiej dokumentacja dalece wykraczają poza te, które będą niezbędne do potwierdzenia okoliczności przedstawionych w oświadczeniu pracownika. W świetle znowelizowanych przepisów pojawiły się pytania i wątpliwości dotyczące tego, czy na przykład oświadczenia zawierające informacje o sytuacji materialno-bytowej członków rodziny powinny być przez nich podpisane. Na powyższe pytania odpowiedzi udzielił Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który uznał, że generalnie pracodawca ma prawo wglądu w różne dokumenty dotyczące sytuacji członków rodziny osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu, takich jak np. PIT współmałżonka. Nie może jednak sporządzać i przechowywać kopii takich dokumentów. Zdaniem Rzecznika oświadczenia zawierające dane dotyczące członków rodziny nie muszą być przez nich podpisywane (pełne stanowisko rzecznika znajdziecie Państwo pod niniejszym artykułem).

Obowiązkowe przeglądy i pisemne upoważnienia

       Zgodnie z ostatnią nowelizacją ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych na pracodawcy ciąży obowiązek dokonywania przeglądu danych osobowych pozyskiwanych w celu przyznawania, ustalania wysokości świadczeń z ZFŚS oraz dochodzenia praw lub roszczeń od beneficjentów. Ustawa określa wprost, iż przegląd danych pod kątem niezbędności ich dalszego przechowywania nie powinien się odbywać rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia. W regulaminie ZFŚS uzasadnione (choć nieobligatoryjne) jest wskazanie tego obowiązku, określając jednocześnie termin przeglądu. Pamiętajmy, iż co do zasady dostęp do danych osobowych przetwarzanych w ramach ZFŚS powinny mieć wyłącznie osoby posiadające stosowne do zakresu przetwarzanych danych upoważnienia wydane przez administratora. Przyjąć należy, iż w przypadku ZFŚS administratorem danych będzie konkretny pracodawca i to na nim ciążył będzie obowiązek przygotowania i wydania stosownych upoważnień. Z pewnością w ramach ZFŚS przetwarzane będą, obok zwykłych danych, dane szczególnej kategorii (np. zdrowia), co pociąga za sobą konieczność wydania przez pracodawcę członkom komisji socjalnej upoważnień do przetwarzania także danych osobowych szczególnej kategorii (art. 9 ust. 1 RODO). Pamiętajmy też, iż osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych mają obowiązek zachowania ich w tajemnicy. Z kolei w związku z obowiązkiem dochowania tajemnicy przez upoważnionych warto wprowadzić rozwiązanie, zgodnie z którym osoby upoważnione do przetwarzania wrażliwych danych osobowych beneficjentów będą zobligowane do składania oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania tych danych w tajemnicy.

 

Konkluzje...

Spróbujmy podsumować najważniejsze zmiany dotyczące ustawy o ZFŚS. To, o czym konieczni należy pamiętać to:

 

1. Pracodawca nie może pobierać od członków rodzin pracownika jakichkolwiek oświadczeń;
2. Możemy żądać i przechowywać dokumenty, które potwierdzają informacje przedstawione w oświadczeniu pracownika, ale nie mogą one zawierać większej ilości danych, niż te, które chcemy i musimy potwierdzić;
3. Ponieważ w praktyce dokumenty zawierają cały szereg danych osobowych, to nie narażając się na łamanie zasady minimalizacji danych, najlepszą opcją będzie żądanie możliwości wglądu do określonej dokumentacji, także tej dotyczącej rodziny naszego pracownika (np. medycznej), jednak bez jej kopiowania;
4. Członkowie Komisji ZFŚS muszą posiadać specjalny typ upoważnienia, umożliwiającego przetwarzanie danych szczególnej kategorii, w tym danych dotyczących zdrowia. Jeśli tak będzie, to będą mogli mieć styczność z taką dokumentacją (mieć do niej wgląd), jednak bez możliwości kopiowania jej (teoretycznie po skopiowaniu takiej dokumentacji mogliby mieć inni pracownicy, co byłoby złamaniem RODO);
5. Członkowie Komisji ZFŚS powinni mieć możliwość potwierdzania weryfikowanych przez siebie okoliczności na bazie przedstawionych im przez pracowników dokumentów;
6. Pracodawca zobowiązany jest do dokonywanie przeglądu zakresu danych osobowych przetwarzanych w ramach ZFŚS nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania.

 

Przygotował:

Arkadiusz Kraus

 

 

Stanowisko Rzecznika Prasowego Urzędu Ochrony Danych Osobowych udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 14 czerwca 2019 r.

"(...) art. 8 ust. 1 ww. ustawy (o ZFŚS - przyp. red.) zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. Dodany art. 8 ust. 1 (powinno być ust. 1a - przyp. red.), który wszedł w życie 4 maja 2019 r., określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii. Powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. Na dokumencie takim jak np. PIT współmałżonka znajdują się bowiem również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika. (...).

Przepisy ustawy o zakładowych funduszu świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczanie na temat sytuacji rodzinnej przedstawia pracownik.

Powyższe wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.

Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). (...)".